piękna i bestia, czyli jak zmieniłem ukochane Things 3 na paskudny OmniFocus

Domyślam się, że nie jest to wpis dla każdego z Was, jednak ten temat jest dla mnie bardzo ważny i postanowiłem się nim podzielić. Piękna i bestia – to określenie chyba najlepiej chyba najlepiej oddaje moje uczucia względem moich dwóch ulubionych aplikacji do zarządzania zadaniami – Things i OmniFocus. Ostatnio dokonałem małej (a właściwie dość dużej) zamianki i przestałem używać tej pięknej na „korzyść” bestii.

Ale po kolei.

Przełom roku to dla mnie zawsze czas podsumowań i wyciągania wniosków. Wiele z nich dotyczy systemu pracy, narzędzi z których korzystam, jak i projektów, w które chcę się zaangażować. Kilka z tych rzeczy opisałem niedawno na blogu (tutaj – klik). Na listę tematów do przemyślenia trafiła w tym roku również aplikacja Things 3, która dość długo już wspomagała mnie w ogarniania życia. Chyba warto w tym miejscu wspomnieć, że aplikacja do zarządzania zadaniami to jedno z najważniejszych narzędzi jakie używam każdego dnia. A Things 3 przez długi czas sprawdzało się w roli idealnie. Nie dość, że pilnowała wszystkich nieukończonych przeze mnie zadań, to robiła to w przepięknym stylu. Ale mimo to, postanowiłem zweryfikować mój system działania w tym zakresie.

Efektem przemyśleń stała między innymi zmiana własnie tej ukochanej aplikacji na, o wiele bardziej zaawansowanego pod względem funkcjonalności, konkurenta – OmniFocus.

Co ciekawe, kiedyś już przechodziłem identyczny proces. Wiele lat temu, gdy aplikacja Things była jeszcze w wersji 1 (która później dość szybko została uaktualniona do wersji 2), tak jak dzisiaj uważałem ją za najładniejszą i najprzyjemniejszą aplikację w swojej kategorii i – podobnie jak do niedawna – używałem do codziennego zarządzania zadaniami. Jednak zawsze brakowało mi czegoś więcej – większych możliwości konfiguracji oraz kilku dodatkowych funkcjonalności. Więc po pewnym czasie używania Thingsów – dokładnie tak jak teraz – skierowałem się w stronę sporo brzydszego (niestety), ale o wiele bardziej potężnego OmniFocusa. Odstraszał mnie jednak trochę wygląd, słaby poziom dopracowania, jak i nawet sama geneza powstania aplikacji… OmniFocus powstał jako efekt uboczny aplikacji do tworzenia notatek i konspektów – OmniOutliner’a. W odróżnieniu od Thingsów, nie został zaplanowany i zbudowany jako nowa, samodzielna aplikacja, był odłamem i przeróbką – i do dnia dzisiejszego widać wiele podobieństw pomiędzy obydwiema. No i wygląd OmniFocusa… który w porównaniu z Thingsami wypadał raczej słabiutko. Aplikacja nie była tak dopracowana… Brakowało mi wielu prostych, ale tak bardzo użytecznych rozwiązań, znanych z Thingsów. Jednak… OF baz cienia wątpliwości nadrabiał innymi funkcjonalnościami. Dlatego też moja przygoda z Thingsami 1, a potem 2, nie trwała zbyt długo. Możliwości okazały się ważniejsze niż wygląd – choć długo broniłem się przed takim podejściem. Zostałem z OmniFocus.

W maju 2017 roku, po wielu latach oczekiwań, w końcu pojawiła się wersja 3 Thingsów. Przemyślana na nowo, z jeszcze lepszym wyglądem, nowymi funkcjami. Nie mogłem nie spróbować! Był to okres, w którym nie używałem już OmniFocusa – żonglowałem pomiędzy różnymi aplikacjami – sprawdziłem dość dokładnie Todoist, 2Do, Firetask i kilka innych. Chyba najbliżej ideału była polska, świetna aplikacja do zarządzania zadaniami – Nozbe, jednak i ona nie podbiła do końca mojego serca. Decyzja o powrocie do Thingsów nie była więc w tamtym momencie trudna.

Wersja 3 okazała się być na prawdę dobra – jeszcze ładniejsza, na nowo przemyślana i bardziej dopracowana niż ta, którą znałem z przed lat… Szybko zdecydowałem że idę z nią na całość! Po kilku tygodniach używania, ponownie byłem zakochany i nie myślałem aby oglądać się za siebie ???? Do tego średnio co dwa-trzy miesiące twórcy wprowadzali kolejne udoskonalenia, dodające coraz to nowsze funkcjonalności. Wytrzymaliśmy razem półtora roku.

Po tym czasie – dokładnie jak wcześniej – zaczęły mi doskwierać pewne braki Thingsów. W porównaniu do OmniFocusa (który również w niedługim czasie doczekał się swojej nowej wersji 3), pod względem funkcjonalności wypadały średnio. Moje rozterki doskonale oddaje tweet jaki wypuściłem w połowie 2018 roku:

Po jego publikacji korespondowałem nawet przez jakiś czas z twórcami Thingsów, którzy chcieli dowiedzieć się czego brakuje mi w ich aplikacji. Rozważania z tamtego okresu doprowadziły mnie do przekonania, że przyjemność używania aplikacji znacznie przewyższa korzyści płynące z większej liczby funkcjonalności. Myślałem, że uda mi się dostosować filozofię działania Thingsów do moich wymagań. A właściwie to wpasować moje wymagania w filozofię aplikacji.

Aby potwierdzić takie rozumowanie, postanowiłem przenieść się z zadaniami na jakiś czas do OmniFocus (Ha! ????) Musiałem sprawdzić, czy może nie jestem w stanie pracować w nieco mniej „atrakcyjnych warunkach”, ale w sporo potężniejszym środowisku. A ponieważ z tyłu głowy wiedziałem, że jest to jedynie test, na końcu którego i tak wrócę do Thingsówo, więc po kilku dniach zrobiłem spektakularny odwrót – jak syn marnotrawny powróciłem do „domu” z ogromnym bałaganem w zadaniach. Moja próba może nie była zbyt mądra, ale miała mi dać kopa do tego aby chciało mi się jeszcze więcej wycisnąć z moich Thingsów. Miała na celu utwierdzenie mnie w przekonaniu, że wygląd i przyjemność działania zrekompensują mi brak dodatkowych funkcji. Ten test przypomniał mi jednak o kilku niezaprzeczalnych plusach OmniFocusa. Tak na prawdę, ma on dla mnie jedną ogromną przewagę nad całą konkurencją: system do przeglądów projektów (Review), której na próżno szukać w jakiejkolwiek innej aplikacji tego typu. Dziwię się, że żadna inna aplikacja nie oferuje podobnych rozwiązań.

Przez kolejne kilka miesięcy bacznie obserwowałem swój system pracy z Thingsami. Zastanawiałem się, czy jestem w stanie zrobić z tej aplikacji mój program do zarządzania całym życiem, czyli nie tylko zadaniami, ale również nawykami oraz (choć częściowo) notatkami. Powodowało to jednak spore zamieszanie na codziennej liście zadań do wykonania, która to stawała się coraz dłuższa i dłuższa, a jej filtrowanie nie należało do najwygodniejszych (szczególnie na iPhonie i iPadzie).

Zbliżał się koniec 2018 roku, więc był to dla mnie naturalny czas przemyśleń i podsumowań. W ramach nich zdecydowałem o kilku zmianach w moim systemie produktywności:

• postanowiłem iść na całość z Evernote w ramach notatek i nie używać do tego celu żadnych innych programów (był taki moment w 2018 roku, gdy używałem jednocześnie 4 aplikacji do notatek – Agedna, do tych związanych z klientami, Evernote gdzie trzymałem pomoce do blogowania, Bear jako baza materiałów oraz Notatki Apple do wszystkich innych, w tym prywatnych) 
• uznałem, że jestem mocno niezadowolony z aplikacji jakich do tej pory używałem do rejestrowania wydatków (Money Pro, a następnie Money Wiz). Skierowałem się w stronę sławnego YNAB.
• postanowiłem mocno usprawnić system przechowywania skanowanych dokumentów na komputerze (poza niezbędnymi dokumentami firmowymi, nie przechowuję żadnych papierowych dokumetów). Tutaj wybrałem do testowania Paperless 3, aplikację na Maca. Choć nie mam jeszcze pewności, czy przy niej pozostanę.
• oraz… w końcu odejść od Thingsów, które – przez coraz większą liczbę zadań jakie miałem do wykonania – przestawały spełniać swoją podstawową rolę, jaką było pilnowanie czy wszystko zrobiłem.

W tym ostatnim przypadku zdecydowałem się przejść na stałe (i z pełną świadomością, że rezygnuję z wielu udogodnień jakimi rozpieszczały mnie Thingsy) na OmniFocus. I tak też zrobiłem – już na samym początku 2019 roku.

Proces przyzwyczajania się do nowego systemu zadań będzie jeszcze trwał długo, ale powoli zaczynam widzieć jego pozytywne efekty. OmniFocus to skomplikowana maszyna – i bardzo pomaga inspirowanie się wskazówkami innych. Podpatruję rozwiązania między innymi u Miłosza Bolechowskiego (dość stary, ale nadal świetny artykuł w Fabryce Pikseli i przez płatne wpisy Miłosza w serwisie Patreonie), Davida Sparksa (zakupiłem między innymi u Davida OmniFocus Field Guide, który pomógł mi uporządkować wiele rzeczy związanych z aplikacją) czy serwis LearnOmniFocus. Moje refleksje i postępy z używania OF umieszczam na bieżąco w cotygodniowych podsumowaniach, które publikuję na Facebookowej grupie: Fajne Życie – Fajne Grupa. Pomimo faktu, że kiedyś przez całkiem spory kawałek czasu pracowałem z OmniFocus, postanowiłem poznać ją całkiem na nowo. Wskoczyłem w rolę ucznia, który chce się jak najwięcej nauczyć. Dzięki takiemu podejściu, byłem w stanie otworzyć się na całkowitą zmianę systemu, który jeszcze kilka lat temu, podczas wcześniejszego podejścia na OF – nie sprawdził się tak jak tego oczekiwałem. Musiałem później poszukiwać innych rozwiązań – a tym razem chciałbym tego uniknąć.

Widzę, że machina-OmniFocus powoli zaczyna działać. A ja mam tylko nadzieję, że wystarczy mi sił i cierpliwości, aby w pełni ją okiełznać.

Co ciekawe, podobne odczucia mam związane z YNAB (You Need A Budget) – choć w tym przypadku mam do czynienia nie tylko z jedną z najbardziej zaawansowanych aplikacji ze swojej kategorii, ale również jedną z ładniejszych. Wybór był zatem znacznie prostszy, choć sposób działania YNAB jest totalnie inny niż poprzednio używanych przeze mnie rozwiązań. Ale to już historia na zupełnie inny wpis…